Zakelijk e-mailadres: voordelen en hoe u het instelt

Zakelijk e-mailadres: voordelen en hoe u het instelt

Mailt u uw klanten nog vanaf een gratis Gmail- of Hotmail-adres, dan oogt dat al snel amateuristisch. Een zakelijk e-mailadres op uw eigen domeinnaam, zoals naam@uwbedrijf.be, maakt in één oogopslag duidelijk dat men met een serieuze onderneming te maken heeft.

In deze blog leest u wat een zakelijk e-mailadres precies is, welke voordelen het oplevert en hoe u het stap voor stap instelt.

Wat is een zakelijk e-mailadres?

Een zakelijk e-mailadres gebruikt uw eigen domeinnaam achter de @, in plaats van die van een gratis provider zoals Gmail of Hotmail. Denk aan info@uwbedrijf.be of jan@uwbedrijf.be. U beheert dit adres zelf, via uw e-mailhosting of hostingpakket.

De voordelen van een zakelijk e-mailadres

Een zakelijk e-mailadres is geen luxe, maar een basisonderdeel van een professionele uitstraling. De belangrijkste voordelen op een rij:

1. Professionaliteit en vertrouwen. Een adres op uw eigen domeinnaam oogt meteen betrouwbaarder dan een gratis adres. Klanten en partners nemen u serieuzer.
2. Gratis merkherkenning. Elke e-mail die u verstuurt, is een kleine vorm van reclame voor uw bedrijfsnaam en domeinnaam.
3. Volledige controle. U bepaalt zelf hoeveel adressen u aanmaakt, hoe lang u mail bewaart en wie er toegang toe heeft, zonder afhankelijk te zijn van het beleid van een gratis provider.
4. Onbeperkt aantal adressen. Voor elk teamlid of elke afdeling maakt u eenvoudig een eigen adres aan, zoals info@, sales@ of support@uwbedrijf.be.
5. Betere aflevering van uw mail. Zakelijke mailservers controleren steeds vaker op correcte domeininstellingen. Met de juiste DNS-records loopt uw zakelijke mail veel minder snel het risico om als spam gemarkeerd te worden dan mail vanaf een generiek gratis adres.

Zakelijk e-mailadres versus gratis e-mailadres

Het verschil tussen beide opties wordt snel duidelijk als u ze naast elkaar zet:

Het is dus niet enkel een kwestie van uitstraling: een zakelijk e-mailadres geeft u ook meer controle over hoe u communiceert en hoe betrouwbaar die communicatie overkomt.

Welk adres kiest u: info@, voornaam@ of team@?

Bedenk voor u begint welke adressen u nodig hebt. Voor de meeste bedrijven werkt een combinatie het beste:

• info@uwbedrijf.be voor algemene vragen, goed vindbaar op uw website en visitekaartjes.
• voornaam@uwbedrijf.be voor persoonlijk contact vanuit een specifiek teamlid, bijvoorbeeld in offertes of e-mailhandtekeningen.
• afdeling@uwbedrijf.be (zoals sales@ of support@) om vragen automatisch bij de juiste afdeling terecht te laten komen.

U kunt deze adressen ook laten doorsturen naar één centrale mailbox, zodat u niet voortdurend tussen meerdere postvakken moet wisselen.

Wat hebt u nodig voor een zakelijk e-mailadres?

Om te starten met een zakelijk e-mailadres hebt u drie dingen nodig:

• Een domeinnaam. Hebt u er nog geen, dan registreert u die eenvoudig bij bHosted.
• E-mailhosting of een hostingpakket met e-mail. Bij bHosted kiest u voor losse e-mailhosting, of e-mail als onderdeel van uw webhosting.
• De juiste DNS-instellingen. Uw MX-record bepaalt waar uw mail binnenkomt, en SPF/TXT-records zorgen voor een betrouwbare afzenderreputatie. Bij bHosted worden deze automatisch goed ingesteld. Meer weten over hoe dit precies werkt? Lees onze blog over DNS.

Zakelijk e-mailadres instellen: stap voor stap

1. Regel uw domeinnaam. Hebt u die al, dan slaat u deze stap over.
2. Kies een e-mailhosting- of hostingpakket dat past bij het aantal adressen dat u nodig hebt.
3. Maak uw e-mailadres(sen) aan in uw klantomgeving. Dit is binnen enkele minuten geregeld.
4. Stel uw e-mail in op uw toestellen, via IMAP of POP3. Twijfelt u welke u moet kiezen? In onze blog over IMAP of POP3 leggen we het verschil uit.
5. Test de verzending en ontvangst door uzelf een testmail te sturen.

Zakelijk e-mailadres instellen op uw gsm, laptop of in Outlook

Zodra uw adres is aangemaakt, voegt u het toe aan uw vertrouwde mailprogramma zoals Outlook, Apple Mail of de mail-app op uw gsm. Met IMAP blijft uw mail gesynchroniseerd op al uw toestellen, wat voor de meeste bedrijven de handigste keuze is. Onze blog over IMAP of POP3 helpt u de juiste instelling te kiezen en in te vullen.

Alternatief: Microsoft 365 voor zakelijke e-mail

Wilt u naast e-mail ook agenda's, Word, Excel en Teams delen binnen uw team? Dan is Microsoft 365 een goede aanvulling op uw zakelijke e-mailadres, met een professionele webmailomgeving die overal toegankelijk is.

Veelgestelde vragen over een zakelijk e-mailadres

Kan ik meerdere zakelijke e-mailadressen aanmaken? Ja. U maakt eenvoudig meerdere adressen aan voor uzelf, uw team of afdelingen, zoals info@, sales@ en support@uwbedrijf.be.

Is een zakelijk e-mailadres duurder dan gratis e-mail? Een zakelijk e-mailadres kost wel iets, maar valt vaak al binnen een bestaand hostingpakket. De professionaliteit en het vertrouwen die het oplevert, wegen ruimschoots op tegen de kosten.

Kan ik mijn oude Gmail- of Hotmail-e-mails migreren? Ja, met de meeste mailprogramma's zet u oude e-mails eenvoudig over naar uw nieuwe zakelijke adres. Twijfelt u hoe dit moet, dan helpt ons supportteam u graag verder.

Werkt een zakelijk e-mailadres ook op mijn gsm? Zeker. Via IMAP stelt u uw zakelijke e-mailadres in op elk toestel, waarbij uw mail overal gesynchroniseerd blijft.

Wat is het verschil tussen e-mailhosting en Microsoft 365? E-mailhosting biedt losse zakelijke e-mailadressen op uw eigen domein. Microsoft 365 voegt daar een volledige kantoorsuite aan toe, met onder andere Word, Excel en Teams.

Aan de slag met uw zakelijke e-mailadres bij bHosted

Een zakelijk e-mailadres regelt u bij bHosted binnen enkele minuten. Bekijk de mogelijkheden op onze pagina voor e-mailhosting, of kies meteen een hostingpakket met e-mail inbegrepen.

Twijfelt u over de juiste opties voor uw bedrijf? Ons supportteam denkt graag met u mee. Meer weten over e-mail en hosting? Lees verder op onze blog.