Zakelijk e-mailadres: voordelen en hoe u het instelt
Mailt u uw klanten nog vanaf een gratis Gmail- of Hotmail-adres, dan oogt dat al snel amateuristisch. Een zakelijk e-mailadres op uw eigen domeinnaam, zoals naam@uwbedrijf.be, maakt in één oogopslag duidelijk dat men met een serieuze onderneming te maken heeft.
In deze blog leest u wat een zakelijk e-mailadres precies is, welke voordelen het oplevert en hoe u het stap voor stap instelt.
Wat is een zakelijk e-mailadres?
Een zakelijk e-mailadres gebruikt uw eigen domeinnaam achter de @, in plaats van die van een gratis provider zoals Gmail of Hotmail. Denk aan info@uwbedrijf.be of jan@uwbedrijf.be. U beheert dit adres zelf, via uw e-mailhosting of hostingpakket.
De voordelen van een zakelijk e-mailadres
Een zakelijk e-mailadres is geen luxe, maar een basisonderdeel van een professionele uitstraling. De belangrijkste voordelen op een rij:
- Professionaliteit en vertrouwen. Een adres op uw eigen domeinnaam oogt meteen betrouwbaarder dan een gratis adres. Klanten en partners nemen u serieuzer.
- Gratis merkherkenning. Elke e-mail die u verstuurt, is een kleine vorm van reclame voor uw bedrijfsnaam en domeinnaam.
- Volledige controle. U bepaalt zelf hoeveel adressen u aanmaakt, hoe lang u mail bewaart en wie er toegang toe heeft, zonder afhankelijk te zijn van het beleid van een gratis provider.
- Onbeperkt aantal adressen. Voor elk teamlid of elke afdeling maakt u eenvoudig een eigen adres aan, zoals info@, sales@ of support@uwbedrijf.be.
- Betere aflevering van uw mail. Zakelijke mailservers controleren steeds vaker op correcte domeininstellingen. Met de juiste DNS-records loopt uw zakelijke mail veel minder snel het risico om als spam gemarkeerd te worden dan mail vanaf een generiek gratis adres.
Zakelijk e-mailadres versus gratis e-mailadres
Het verschil tussen beide opties wordt snel duidelijk als u ze naast elkaar zet:
| Gratis e-mailadres | Zakelijk e-mailadres | |
|---|---|---|
| Adres | naam@gmail.com | naam@uwbedrijf.be |
| Uitstraling | Persoonlijk/informeel | Professioneel |
| Eigen domeinnaam | Nee | Ja |
| Aantal adressen | Beperkt tot uw eigen account | Onbeperkt, per teamlid of afdeling |
| Beheer en opslag | Bepaald door de gratis provider | Volledig in eigen beheer |
| Deliverability bij zakelijke mail | Wisselend | Beter, met correcte DNS-instellingen |
Het is dus niet enkel een kwestie van uitstraling: een zakelijk e-mailadres geeft u ook meer controle over hoe u communiceert en hoe betrouwbaar die communicatie overkomt.
Welk adres kiest u: info@, voornaam@ of team@?
Bedenk voor u begint welke adressen u nodig hebt. Voor de meeste bedrijven werkt een combinatie het beste:
- info@uwbedrijf.be voor algemene vragen, goed vindbaar op uw website en visitekaartjes.
- voornaam@uwbedrijf.be voor persoonlijk contact vanuit een specifiek teamlid, bijvoorbeeld in offertes of e-mailhandtekeningen.
- afdeling@uwbedrijf.be (zoals sales@ of support@) om vragen automatisch bij de juiste afdeling terecht te laten komen.
U kunt deze adressen ook laten doorsturen naar één centrale mailbox, zodat u niet voortdurend tussen meerdere postvakken moet wisselen.
Wat hebt u nodig voor een zakelijk e-mailadres?
Om te starten met een zakelijk e-mailadres hebt u drie dingen nodig:
- Een domeinnaam. Hebt u er nog geen, dan registreert u die eenvoudig bij bHosted.
- E-mailhosting of een hostingpakket met e-mail. Bij bHosted kiest u voor losse e-mailhosting, of e-mail als onderdeel van uw webhosting.
- De juiste DNS-instellingen. Uw MX-record bepaalt waar uw mail binnenkomt, en SPF/TXT-records zorgen voor een betrouwbare afzenderreputatie. Bij bHosted worden deze automatisch goed ingesteld. Meer weten over hoe dit precies werkt? Lees onze blog over DNS.
Zakelijk e-mailadres instellen: stap voor stap
- Regel uw domeinnaam. Hebt u die al, dan slaat u deze stap over.
- Kies een e-mailhosting- of hostingpakket dat past bij het aantal adressen dat u nodig hebt.
- Maak uw e-mailadres(sen) aan in uw klantomgeving. Dit is binnen enkele minuten geregeld.
- Stel uw e-mail in op uw toestellen, via IMAP of POP3. Twijfelt u welke u moet kiezen? In onze blog over IMAP of POP3 leggen we het verschil uit.
- Test de verzending en ontvangst door uzelf een testmail te sturen.
Zakelijk e-mailadres instellen op uw gsm, laptop of in Outlook
Zodra uw adres is aangemaakt, voegt u het toe aan uw vertrouwde mailprogramma zoals Outlook, Apple Mail of de mail-app op uw gsm. Met IMAP blijft uw mail gesynchroniseerd op al uw toestellen, wat voor de meeste bedrijven de handigste keuze is. Onze blog over IMAP of POP3 helpt u de juiste instelling te kiezen en in te vullen.
Alternatief: Microsoft 365 voor zakelijke e-mail
Wilt u naast e-mail ook agenda's, Word, Excel en Teams delen binnen uw team? Dan is Microsoft 365 een goede aanvulling op uw zakelijke e-mailadres, met een professionele webmailomgeving die overal toegankelijk is.
Aan de slag met uw zakelijke e-mailadres bij bHosted
Een zakelijk e-mailadres regelt u bij bHosted binnen enkele minuten. Bekijk de mogelijkheden op onze pagina voor e-mailhosting, of kies meteen een hostingpakket met e-mail inbegrepen.
Twijfelt u over de juiste opties voor uw bedrijf? Ons supportteam denkt graag met u mee. Meer weten over e-mail en hosting? Lees verder op onze blog.
